Mit jedem neuen Arbeitstag kommen wir dem Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) am 25.05.2018 näher. Dieses Datum bedeutet Veränderung. Eine große Änderung ist die neue Auskunftspflicht die ab diesem Datum gültig wird. dox42 hat den ersten Schritt zur Erfüllung dieser Pflicht für Sie bereits erledigt – und hat auf Basis von österreichspezifischen WKO Vorgaben eine dox42 Vorlage zur Auskunftspflicht erstellt, die Sie bei uns kostenfrei downloaden können.

Die neue EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) welche im Mai in Kraft tritt macht die Auskunft zur Pflicht. Sie schreibt vor, dass Sie auf Anfrage alle gespeicherten personenbezogenen Daten ausgeben müssen – im Detail und inklusive der Kopien aller gespeicherten Daten der betroffenen Person. Zeit haben Sie theoretisch einen Monat. Halten Sie die Regelung nicht ein, könnte das für Sie am Ende gar nicht gut aussehen. Es drohen Strafen von bis zu 20 Mio. EUR oder 4% des Unternehmensumsatzes.

Diese beachtliche Strafe setzt Sie natürlich unter Druck die Auskunftspflicht vorschriftsmäßig zu erfüllen. Das ganze ohne Automatisierung und die richtigen Tools durchzuführen? Schwierig, aufwändig und riskant. Zur Veranschaulichung eine kleine Geschichte aus der Praxis.

Vielleicht kennen Sie Tinder – eine der weltweit größten Dating Plattformen, mit der Sie Ihren potentiellen Traumpartner finden können. Dem Unternehmen ist im vergangen Jahr etwas passiert, dass auch Ihnen in Bezug auf die DSGVO passieren könnte.

Die Dating Plattform ist eine Applikation deren Nutzerkonten auf Facebook basieren – und damit einhergehend viele, viele Daten speichert. Eine französische Journalistin ist dem auf die Spur gegangen, hat ihre Daten gefordert und nach eigener Aussage 800 Seiten ihrer „tiefsten und dunkelsten Geheimnisse“ erhalten. Der Artikel ist viral gegangen, wurde mehrere 10.000 Male geteilt, und bei Tinder sind mit Sicherheit die Anfragen dieser Art ordentlich gestiegen. War dieses Szenario für das Unternehmen absehbar? Nein. Muss Tinder diesen Anfragen nachgehen? Ja, ab Mai 2018 sogar innerhalb der angeführten Frist eines Monats.

Sie betreiben zwar vielleicht keine Dating Plattform, aber ein ähnliches Szenario in Ihrer Branche, zum Beispiel über einen Databreach einer Ihrer Mitbewerber könnte genauso passieren. Sie sind beispielsweise im Bankensektor tätig und einer Ihrer Mitbewerber kämpft mit einem Datenleck. Sie können sich sicher sein, dass auch Sie medientechnisch unter die Lupe genommen werden und Zeitungen Konsumenten über die Auskunftspflicht informieren. Damit schellt die Anzahl der Anfragen zur Auskunftspflicht bei Ihnen sicher ordentlich in die Höhe und plötzlich stehen Sie vor der Aufgabe tausende Anfragen Ihrer Kunden zu beantworten. Und das unter medialem Druck, wenn Sie nicht sofort agieren. Vorhersehen können Sie das Ganze nicht, und der Aufwand bei manueller Handhabung? An den möchten Sie wahrscheinlich gar nicht denken.

Schnell und flexibel reagieren

Laut Recherche hat Tinder erst nach mehreren rechtlichen Anfragen von Datenschutzaktivisten auf die Anfrage reagiert und den Datenbericht erst nach Wochen ausgegeben. Dies ist zwar jetzt rechtlich noch möglich, jedoch mit In Kraft treten der DSGVO am 25.05.2018 müssen Sie schnell reagieren! Doch wie schaffen Sie dies?

Zum einen gibt es die Möglichkeit, eine Lösung zur automatischen Dokumentengenerierung zu programmieren – zeitaufwändig und teuer. Und vor allem unflexibel. Was passiert, wenn sich Ihre Systemlandschaft ändert, oder neue gesetzliche Vorgaben zur Erfüllung der Auskunftspflicht entstehen? Der Entwicklungsaufwand wird sich sicher nicht verringern und Flexibilität ist unglaublich wichtig um auf Änderungen agil reagieren zu können.

Wir von dox42 haben uns im Vorfeld genau mit der DSGVO auseinandergesetzt. Mit unserem Dokumentengenerierungs-Tool können Sie einfach die Auskunftspflicht via einer in MS Office erstellten Vorlage erfüllen. Alle in Ihren Systemen gespeicherten personenbezogenen Daten werden einfach und flexibel, ohne Programmierungsaufwand per Mausklick integriert. Somit können Sie schnell auf gesetzliche und Änderungen Ihrer Systemlandschaft reagieren.

Mit dox42 rechtskonform agieren

Als Service für Sie haben wir eine solche Vorlage bereits erstellt, mit der Sie mit wenigen Klicks die Daten Ihrer Kunden integrieren und die Auskunftspflicht erfüllen können – flexibel, automatisch und vorschriftskonform. Wo ihre Kundendaten liegen müssen Sie natürlich zuvor noch selbst erarbeiten. Die Vorlage basiert auf einem offiziellen Muster der WKO (Wirtschaftskammer Österreich) und beinhaltet die gesetzlichen Vorgaben, die im Schreiben enthalten sein müssen, spezifisch für Österreich. Dies ist neben der Flexibilität und der Fähigkeit schnell zu reagieren ein wesentlicher Faktor. Denn wenn Sie die Auskunft zwar zeitgemäß erteilen, jedoch wichtige Inhalte fehlen oder falsch formuliert sind, bieten Sie eine große Angriffsfläche für Ihr Unternehmen.

Mit der dox42 Vorlage haben Sie den ersten Schritt Richtung vorschriftskonformer Erfüllung der DSGVO also bereits erledigt, agieren flexibel und können die nächsten Monate effizient auf die neue Auskunftspflicht hinarbeiten.

Die Vorlage finden Sie hier zum kostenlosen Download.

 Screenshot_DSGVO Vorlage

Unser Tipp an Sie: Nützen Sie Ihren Startvorteil mit dox42 schon jetzt, damit Sie pünktlich zum 25.05.2018 bereit für die DSGVO sind!  Melden Sie sich gerne via info@dox42.com und fordern Sie eine personalisierte online Demo an.