Dokumente werden täglich und in großer Zahl erstellt. Denken Sie nur an Verkaufsangebote, Berichte, Rechnungen, Versicherungspolicen und vieles mehr. Doch nicht alle Dokumente schaffen einen Mehrwert für den Empfänger – und das meist nur, weil sie nicht ansprechend gestaltet sind. Lesen Sie, warum die richtige Gestaltung und gutes Design wichtig ist und wie Sie mit unseren Tipps gleich Dokumente erstellen können.

Gutes Design ist ein gutes Geschäft.

T.J. Watson Jr., IBM (Original: Good design is good business)

Diese Aussage ist auch heute noch zutreffend. Der dmi:Design Value Index zeigt in seinen Studienergebnissen von 2015, dass Design-orientierte Unternehmen in den letzten 10 Jahren einen signifikanten Vorsprung an der Börse aufweisen und den S&P um außergewöhnliche 211% übertreffen. Gutes Design spielt in der heutigen Geschäftswelt immer noch eine entscheidende Rolle. Es hilft einer Marke, einen starken ersten Eindruck zu hinterlassen, sich von der Konkurrenz abzuheben und Konsistenz zu vermitteln.

Aber was ist mit der Gestaltung von Informationen an Kunden? Besonders wenn es um Dokumente geht, die mit Kunden geteilt werden, verlieren viele Organisationen ihren Fokus auf gutes Design. Wann haben Sie das letzte Mal eine visuell ansprechende Versicherungspolice, eine Online-Einkaufsrechnung oder Reisebestätigung erhalten?

Egal wie interessant, wichtig oder informationsreich der Inhalt ist, den ein Unternehmen zu vermitteln versucht – wenn er nicht richtig kommuniziert wird, wird er die Beziehung zum Kunden nicht verbessern. Die Zielgruppe kann frustriert werden, weil es den Inhalt des Dokuments nicht lesen oder verstehen kann. Und schlecht gestaltete Dokumente sind oft auch eine verpasste Chance, die Markenbotschaft zu vermitteln, Vertrauen aufzubauen oder sogar für Cross- und Up-Selling.

Warum werden also nicht alle Dokumente so gestaltet, dass sie einen Mehrwert bieten? Die Herausforderung für Business-Anwender, die die Dokumente gestalten, ist oft: Viele verschiedene Daten, darunter Zahlen, Summen, Namen, Kontaktdaten und vieles mehr bezogen auf den einzelnen Kunden, müssen in ein Dokument integriert werden. Dies optisch ansprechend zu tun, ist oft sehr zeitaufwändig und kann sogar einen hohen Programmieraufwand erfordern, wenn die benötigten Daten erst aus ERP-, CRM-Systemen oder Datenbanken in das Dokument integriert werden müssen.

In diesem Blogbeitrag zeigen wir 3 Tipps, wie Sie das Design Ihrer Geschäftsdokumente verbessern, Ihre Daten optisch ansprechend integrieren und wie Sie diese Maßnahmen sofort umsetzen können.

1. Vermeiden Sie Fehler bei der Gestaltung von Geschäftsdokumenten

Dies sollte die oberste Priorität sein und mag für viele wie ein Selbstläufer erscheinen. Der Versand eines Dokuments mit falschen Daten oder an den falschen Empfänger kann Sie nicht nur tatsächlich Geld kosten, sondern auch das Vertrauen und die Loyalität des Kunden beschädigen. Denken Sie nur an Datenschutzbedenken oder sensible Daten.

In vielen Unternehmen werden Dokumente jedoch immer noch mit Copy/Paste erstellt, was nicht nur viel Arbeit bedeutet, sondern auch extrem fehleranfällig ist. Wenn Sie gutes Design für Ihre Dokumente erreichen wollen, ist die Vermeidung von Fehlern eine Grundvoraussetzung. Die Automatisierung Ihrer Dokumentenerstellung spart Ihnen nicht nur viel Zeit, sondern bewahrt Sie auch vor peinlichen Fehlern.

Wie können Sie Fehler in Ihren Dokumenten gänzlich vermeiden? Automatisieren Sie Ihre Dokumente und verlassen Sie sich auf die Daten, die Sie bereits in Ihren Systemen haben. Dafür gibt es bereits sehr mächtige, intuitive und flexible Lösungen, die wir Ihnen weiter unten vorstellen werden.

2. Sicherstellung von Markenkonsistenz und Corporate Design bei der Gestaltung von Geschäftsdokumenten

Aktuelle Corporate-Design-Elemente wie Kopf- oder Fußzeilen sind wichtig, um Markenkonsistenz zu vermitteln. In vielen Unternehmen arbeiten jedoch viele Personen an unterschiedlichen Dokumenten, was zu inkonsistentem Design führt. Und nicht nur das: Das Arbeiten mit vielen Vorlagen kostet auch eine Menge unnötiger Ressourcen, die durch den Einsatz intelligenter Bedingungen und Textbausteine leicht eingespart werden könnten.

Dokumente, die direkt aus Ihren Systemen erstellt werden, sind zwar konsistent, folgen aber oft dem „Corporate Design by IT“, da für die Gestaltung und Erstellung von Dokumenten Programmierung erforderlich ist. Kleine Änderungen, z. B. wenn sich eine Chance auf dem Markt ergibt, oder Sie auf gesetzliche Änderungen reagieren müssen, sind dann fast unmöglich, da die IT-Abteilung jede kleine Änderung programmieren muss.

Wenn Business-User Dokumente in ihren bekannten Anwendungen wie Microsoft Word, PowerPoint und Excel gestalten und anpassen können, während sie das Dokument auf Basis der aktuellen Vorlage aus ihrer gewohnten Oberfläche generieren, sind Anpassungen im Corporate Design und damit Markenkonsistenz viel einfacher zu erreichen.

3. Fokus auf visuellem Design und Inhalt in Dokumenten

Wie oft haben Sie schon Bankdaten in Ihr Online-Banking-Konto kopiert, um eine offene Rechnung zu begleichen? Oder wie oft haben Sie eine Referenz-, Tracking-, Rechnungsnummer oder einen Link, eine E-Mail-Adresse, eine Telefonnummer per Hand eingetippt?

Es gibt eine sehr einfache und bequeme Möglichkeit, dies zu vermeiden und dem Kunden das Leben viel einfacher zu machen: Bar- und QR-Codes. Heute nutzen Menschen ihre mobilen Geräte mehr denn je, um auf Informationen zuzugreifen. Durch einfaches Scannen des Codes ist die Information sofort für den Benutzer verfügbar. Das Platzieren eines QR-Codes in einem Dokument, das mit Daten aus einem ERP- oder CRM-System generiert wird, erfordert jedoch hohen Programmieraufwand und ist sehr unflexibel, wenn Anpassungen erforderlich sind.

Das Gleiche gilt für Bilder und andere visuelle Inhalte. Aber haben Sie schon einmal ein gut gestaltetes Dokument ohne Bilder gesehen? Zumindest das Logo ist meist eine Voraussetzung, wenn man ein Dokument an einen Kunden versendet. Vielleicht möchten Sie auch Produktbilder, Werbung oder andere visuelle Informationen in Ihre Dokumente einbinden.

Auch Unternehmensrichtlinien wie AGBs oder Richtlinien zur sozialen Verantwortung müssen in vielen Dokumenten enthalten sein. Diese Richtlinien können mehrfach aktualisiert werden, daher ist es entscheidend, dass die neueste Version in jedes Dokument, das verschickt wird, integriert wird. Diese Elemente, zum Beispiel Bilder, Werbeanzeigen oder auch schriftliche Richtlinien, werden an verschiedenen Orten gespeichert. Sie in der aktuellsten Version in dasselbe Dokument zu integrieren wie die Daten aus Ihren ERP- oder CRM-Systemen kann mit großen Aufwänden verbunden sein.

In einer idealen Welt könnte der Mitarbeiter, der das Dokument erstellt, einfach festlegen, dass Daten als QR-Code, Bild, Grafik oder vielem mehr angezeigt werden. Datenquellen könnten ohne jegliche Programmierung bereits bei der Gestaltung des Dokuments kombiniert werden und die aktuellste Version Ihrer Unterdokumente wird immer dann einbezogen, wenn ein Dokument erzeugt wird.

Ist das möglich? Wir erklären, wie Sie sofort loslegen können:

Gestaltung und Design von Dokumenten innerhalb Ihrer bestehenden System- und Prozesslandschaft

Wir haben Bereiche identifiziert, an denen gearbeitet werden kann, um die Gestaltung von Geschäftsdokumenten zu verbessern. Aber wie können Sie diese Tipps mit Ihren bestehenden Systemen vereinbaren?

Mit dox42 lassen sich all diese Herausforderungen mit sehr geringem Aufwand lösen. dox42 bietet leistungsstarke Dokumentenerzeugung, die attraktives Dokumentendesign in Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint) ermöglicht. Sie können Barcodes, QR-Codes, Bilder, Grafiken, Diagramme, Berechnungen, Bedingungen und vieles mehr in Ihr Dokumentendesign einbinden. Und da die Gestaltung und das Design in Microsoft Word, Excel und PowerPoint erfolgt, können Geschäftsanwender Dokumente leicht selbst erstellen und anpassen.

dox42 ist ein No-Code-Tool, daher ist keine Programmierung erforderlich. Gleichzeitig können Daten aus allen Quellen wie SharePoint, Dynamics 365, SAP, Excel, SQL und vielen mehr einfach und ohne technische Kenntnisse integriert und gemischt werden.

Selbst Bilder mit sehr hohen Auflösungen können plattformübergreifend integriert werden, wie es Fraser Yachts in ihrem Dynamics 365 Customer Engagement und SharePoint Anwendungsfall getan hat:

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