Die Generierung von Dokumenten verschlingt einen zu großen Anteil Ihres Arbeitsalltags? Monotone Routineaufgaben wie Dokumentenerstellung mit Copy/Paste führen zu sinkender Produktivität und Motivation. Wie Sie Ihre Arbeitsproduktivität nachhaltig steigern können? Hier kommen unsere Tipps, wie Sie ohne Copy/Paste Dokumente effizient erstellen.

Wer kennt diese Situation nicht: Sie öffnen eine Word-Vorlage und kopieren sorgfältig Informationen von verschiedenen Datenquellen in das Dokument.

Noch immer erstellen viele Organisationen Ihre Dokumente nach diesem Prinzip. Die Generierung von Dokumenten verschlingt dabei meist einen zu großen Anteil des Arbeitsalltags – das Team ist zu beschäftigt, um sich auf seine Kernaufgaben zu konzentrieren. Die gute Nachricht: mit Hilfe von Software können diese Routineprozesse smart automatisiert werden.

Lesen Sie weiter und erhalten Sie weitere Tipps, wie Sie Ihre Arbeitsproduktivität durch Automatisierung nachhaltig steigern können.

Auf die Daten in Ihren Systemen verlassen

In den meisten Organisationen sind Daten wie Kunden-, Lieferanten-, Mitarbeiter-, Produktinformationen, Textbausteine, Bilder und vieles mehr in zentralen Systemen abgespeichert. In größeren Unternehmen können diese zentralen Orte etwa ERP- oder CRM-Systeme, wie Microsoft Dynamics 365, SAP oder Salesforce sein. Auch Microsoft Excel-Sheets oder einfache SQL-Datenbanken kommen vor allem in kleineren Organisationen oft zum Einsatz. Welches System Sie auch verwenden- die gespeicherten Daten sollten immer die einzige Wahrheit darstellen und auch so gepflegt werden. Oder haben Sie schon gute Erfahrungen mit „in Konflikt stehenden“ Kopien oder duplizierten Einträgen gemacht?

Sie sollten sich also auf die Daten in Ihren Systemen verlassen. Doch wie kommen diese Daten nun in Angebote, Rechnungen, Verträge, Broschüren oder viele andere Dokumente? Oft werden dazu nach wie vor Copy/Paste oder aufwendige und kostspielige Programmierungen verwendet. Wie Sie beides gänzlich vermeiden können, lesen Sie etwas später.

Fehlervermeidung fördert Ihre Arbeitsproduktivität

Wie oft haben Sie einen Fehler in einem Dokument erst beim finalen Durchlesen entdeckt? Tippfehler, falsches Kopieren oder Verschiebungen im Layout passieren schnell, vor allem wenn jedes Dokument manuell bearbeitet werden muss. Was folgt ist ein aufwändiger Prozess: Sie müssen Ihre Datenquellen und auch das Ausgangsdokument nochmals öffnen und bearbeiten. Das kostet nicht nur Zeit, sondern vor allem Nerven.

Noch länger wird der Fehlerbehebungsprozess, wenn das Dokument schon beim Empfänger angekommen ist. Ein Dokument mit personenbezogenen Daten, das beispielsweise beim falschen Empfänger landet – da die Informationen einfach falsch kopiert wurden. Verletzungen des Datenschutzes („data breach“) sind nicht nur unangenehm und zeitaufwendig, sondern können auch zu finanziellem Schaden führen. Die DSGVO sieht für solche Vorfälle eine verpflichtende Meldung an die Behörde und auch an die betroffenen Personen vor.

Wie schon erwähnt: Die Wahrheit über Ihre Daten liegt bereits in Ihren Systemen. Sie brauchen also nur eine intelligente Lösung, die diese Daten automatisiert in Ihre Dokumente integriert. So vermeiden Sie Fehler und steigern Ihre Produktivität.

Durch Automatisierung die Produktivität nachhaltig steigern

Monotone Routinetätigkeiten mit Copy/Paste führen zu erhöhter Fehleranfälligkeit, sie machen aber auch keinen Spaß. Daher senken sie nicht nur die Arbeitsproduktivität, sondern auch die Arbeitsmotivation, vor allem wenn man sich nicht mehr auf seine eigentlichen Kernaufgaben konzentrieren kann. In allen Branchen ist das Potential für Dokumentenautomatisierung groß: Dokumente werden von allen Unternehmen, egal welcher Branche und Größe, produziert. Zumeist sind es auch nahezu gleiche oder ähnliche Dokumente, die immer wieder auf Basis von unterschiedlichen Datensätzen erstellt werden.

Die Lösung ist, Dokumente automatisiert und auf Knopfdruck einfach aus dem bevorzugten System zu erstellen. Mit Software-Unterstützung ist eine solche Automatisierung mühelos möglich. dox42 Dokumentenautomatisierung übernimmt die Erstellung Ihrer Dokumente und entlastet Ihr Team signifikant. Dabei kann dox42 in alle führenden Technologien wie SharePoint, SAP, Microsoft Dynamics 365 CE | CRM, BC | NAV, FO | AX, Workflows und jedes andere System integriert werden. Die Vorlagen für Ihre Dokumente gestalten Sie nach wie vor in Microsoft Word, Excel und PowerPoint. Dynamischen Tabellen, Diagramme, Bilder, Bar-Codes, Textbausteine, Bedingungen und Berechnungen können dabei ganz einfach aus all Ihren Datenquellen ohne Programmierung eingebunden werden.

Doch wie viel bringt Dokumentenautomatisierung nun in Zahlen? Probieren Sie unseren ROI-Rechner und finden Sie es gleich heraus.

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